Hallitus antoi viime vuonna esityksen, jolla uudistettaisiin kaupparekisterilaki. Eduskunta hyväksyi esityksen muutettuna helmikuussa 2023 ja uusi kaupparekisterilaki astui voimaan 1.6.2023, mutta osaa säännöksistä sovelletaan vasta 1.1.2025 ja 1.1.2026 alkaen.

Sähköinen kaupparekisteriasiointi velvoittavaksi

Uusi kaupparekisterilaki velvoittaa yritykset sähköiseen kaupparekisteriasiointiin vuoden 2026 alusta. Velvollisuus ei koske yksityisiä elinkeinonharjoittajia, säätiöitä tai yhdistyksiä. Velvollisuus tarkoittaa, että perustamis-, muutos- ja lopettamisilmoitus, tilinpäätös ja muut kaupparekisterille annettavat asiakirjat sekä lisäselvitykset tulee toimittaa sähköisenä. Asiakirjat voitaisiin toimittaa paperilla vain erityisestä syystä. Lisäksi rekisteriviranomainen saa uudistuksen myötä oikeuden vaatia paperilla ilmoittavan fyysistä tunnistamista.

Kaupparekisteritietojen vuosittainen päivittäminen

Uudistus luo osakeyhtiölle, osuuskunnalle, eurooppayhtiölle, eurooppaosuuskunnalle ja sivuliikkeen Suomeen perustaneelle ulkomaiselle elinkeinonharjoittajalle velvollisuuden ilmoittaa rekisteritiedot ajantasaisiksi kalenterivuosittain. Velvollisuus koskee myös yhteystietoja, jotka rekisteröidään yritys- ja yhteisötietorekisteriin.

Kaupparekisteri-ilmoituksen laiminlyöntimaksu ja tilinpäätöksen myöhästymismaksu

Uusi kaupparekisterilaki antaa Patentti- ja rekisterihallitukselle oikeuden määrätä kaupparekisteri-ilmoituksen laiminlyöntimaksun kaupparekisteriin liittyvän ilmoitusvelvollisuuden laiminlyönnistä. PRH saa lisäksi oikeuden määrätä tilinpäätöksen myöhästymismaksun myöhässä rekisteröitäväksi ilmoitetusta tilinpäätöksestä. Lisäksi tosiasiallista edunsaajaa koskevan ilmoituksen laiminlyönti voi johtaa yrityksen poistamiseen kaupparekisteristä.

Muita keskeisiä muutoksia

Uudistuksen myötä viranomaisilla on velvollisuus hakea kaupparekisteritiedot suoraan kaupparekisteristä. Ilmoitusvelvollisen ei siis tarvitse jatkossa lähtökohtaisesti toimittaa kaupparekisteriotetta tai -tietoja viranomaisissa asioidessaan.

Jatkossa asetuksella tarkemmin säädettäviin vastuuhenkilöitä koskeviin ilmoituksiin ei liitetä valintaa osoittavaa asiakirjaa, ellei rekisteriviranomainen pyydä sitä erikseen. Rekisterimerkintä perustuu jatkossa ilmoituksella annettuihin rekisteriin merkittäviin tietoihin ja tarvittaviin tietoihin rekisterimerkinnän perusteena olevasta päätöksestä.

Yksityisten elinkeinonharjoittajien osalta luovutaan pääosin ilmoitusvelvollisuudesta kaupparekisteriin. Yksityinen elinkeinonharjoittaja on kaupparekisterilain nojalla velvollinen rekisteröitymään kaupparekisteriin, jos elinkeinonharjoittajan on kirjanpitolain nojalla ilmoitettava tilinpäätös rekisteröitäväksi. On kuitenkin huomattava, että muutos ei vaikuta rekisteröimisvelvollisuuteen muiden lakien perusteella.